Перед внедрением информационной системы, нужно ознакомиться с текущими бизнес процессами и пожеланиями Заказчика по их автоматизации.

Про важность, необходимость и точность описания бизнес процессов думаю всем понятно.

В результате обследования должно быть составлено четкое представление о текущих бизнес процессах на предприятии » как есть» и  определены основные функциональные требования к автоматизации.

С чего нужно начать проведение обследования?

Блок 1 : Решение организационных вопросов перед обследованием.

1. Совместно с Заказчиком  выделить ключевых пользователей бизнес процессов ( обычно это руководители подразделений предприятия Заказчика) .
2. Составить список ключевых пользователей, с указанием контактов и должностей.
3. Обозначить время, когда ключевые пользователи смогут принять участие в интервью.
4. Разбить предстоящий процесс обследования на блоки и закрепить ответственных аналитиков со стороны предприятия , которое будет внедрять новую информационную систему (Исполнитель). Например для внедрения 1С ERP можно взять за основу разделы программы : CRM и маркетинг, Продажи, Казначейство и т.п.
5. Создать документ -шаблон «Отчет по обследованию» и определить правилами его заполнения, фирменный стиль.

Блок 2: Процесс обследования.

1. Подготовка к проведению интервью с Заказчиком. Можно подготовить основные ключевые  вопросы.

2. Проведение встречи-интервью.

3. Анкетирование Заказчика. Процесс может проходить независимо от интервью, либо в процессе  интервью можно заполнить Анкеты совместно с Заказчиком. Анкеты целесообразно составлять по разделам 1С ERP (ЕРП) : Продажи, Бюджетирование и планирование, Склад и доставки и т.п.

4. Запрос информации от Заказчика. В процессе общения выявляются, какие документы участвуют в процессе. Это могут быть таблицы, формы документов.

5. Составление таблицы «Ключевые показатели эффективности бизнес процесса». В таблице закрепляются основные документы, участвующие в процессе и время, затраченное на       их обработку. Эта таблица поможет рассчитать  эффект от внедрения информационной системы.

Блок 3: Выходной документ процесса: Отчет по обследованию.

Итоги обследования вносятся в документ «Отчет по обследованию». Документ состоит из следующих основных частей :

• Вопросы к обсуждению.
• Подробное раскрытие обсуждаемых вопросов.
• Фиксация основных функциональных требований  к новой информационной системе от Заказчика.
• Решение. Здесь указывается следующий шаг обследования проекта. Например составление технического задания по проекту, и/или составление предложений по автоматизации бизнес процессов.
• Приложения. Документы, таблицы, упомянутые в отчете.

Аналитику необходимо после написания своей версии отчета направить её на согласованию Заказчику. Заказчик со своей стороны дополняет написанный аналитиком отчет. Может возникнуть несколько версий отчета в процессе согласования, их необходимо сохранять. Возможно потребуется проведение дополнительных встреч с Заказчиком в расширенном составе, например с непосредственными исполнителями , участвующими в описываемом бизнес процессе.

Завершающим этапом обследования служит подписание Заказчиком и Исполнителем документа «Отчет по обследованию».

Рабочие инструменты аналитика для проведения обследования :

• Шаблон отчета по обследованию.
• Анкеты по разделам. Здесь можно скачать образец анкеты : Анкета для обследования 1С ERP блок Производство
• Таблица входящей информации от Заказчика ( фиксация данных о полученных от Заказчика документах. Кто предоставил, когда, где сохранен документ).Реестр информации
• Организационная структура предприятия. Необходима для написания отчета, чтобы все подразделения были указаны единообразно и корректно.
• Таблица «Ключевые показатели эффективности бизнес процесса».
• Программы, позволяющие прорисовывать схемы бизнес процессов.

Наши услуги

Контакты