3 шага по созданию договора и спецификации в 1С ERP

        В 1С ERP элемент справочника «Договоры контрагентов» создается сразу в системе и у него нет  спецификации. Во многих организациях на практике созданию договора в системе предшествует отдельный бизнес-процесс, в котором могут участвовать несколько структурных подразделений. Создание договора в системе-это завершающий шаг процесса.

      В этом случае потребуется разработать новый  документ «Заявка на составление договора».

      Разработка документа позволит выстроить целостный процесс по согласованию и внесению в систему договора и хранению спецификации к нему.

    На рисунке ниже представлен простой вариант документа «Заявка на составление договора».

Шаг 1 Создание документа «Заявка на составление договора» в 1С ERP.

        Пользователь, инициирующий начало процесса создания договора создает в системе  заявку на составление договора.  Это может быть любое подразделение, в большинстве случаев отдел продаж и отдел закупок. В документе требуется заполнить основные данные, которые требуется согласовать и перенести в договор.

        Нужно выбрать заранее внесенного в справочник 1С ERP контрагента. На вкладке «Спецификация» указать данные по товару или услугам, их количеству и цене.  Можно в документе «Заявка на составление договора» создать отдельные вкладки , где указать «Условия оплаты» и «Условия поставки». После заполнения данных, требуется сохранить документ. «Заявка на составление договора» сохраняется в системе под своим уникальным номером и датой.

        В документе предусмотрены статусы. При записи автоматически статус устанавливается «Новый». Уже на этом этапе все участники процесса видят новую заявку на создание договора в 1С ERP.

        По гиперссылке «Файлы» к документу «Заявка на составление договора» Пользователь может с диска на своём компьютере добавить файлы, содержащие дополнительную информацию по коммерческой сделке : техническую документацию, инструкции, паспорт на товар и т.п.

Шаг 2 Согласование документа в 1С Документооборот.

       Пользователь нажимает на гиперссылку «Документооборот» и запускает процесс согласования документа. В 1С Документооборот требуется настроить процесс согласования, указать участников, определиться с маршрутом прохождения процесса.

       Пользователям, участвующим в процессе согласования, в программе 1С Документооборот будут приходить «Задачи» для выполнения.   По мере прохождения  согласования в 1С Документообороте, в 1С ERP у документа «Заявка на составление договора» будут автоматически меняться статусы : на согласовании ,  отменен или согласован.

Шаг 3 Создание договора в системе 1С ERP.

       По команде «Создать договор» открывается типовая карточка договора . В карточке договора можно доработать новый реквизит «Заявка на составление договора», чтобы в поле была указана ссылка на заявку, по которой появился договор в системе. Таким образом, у сотрудника, ответственного за ведение договоров в 1С ERP будет основание для внесение договора в систему.  Можно доработать автоматическое заполнение реквизитов в договоре, чтобы не копировать их из заявки.

     Документ «Заявка на составление договора» в статусе «Согласован» является спецификацией к справочнику «Договоры контрагентов», с которым он связан.

     О справочнике договоры можно почитать здесь:

Договоры и спецификации к 1С ERP и 1С ERP УХ

Дополнительные соглашения к договору в 1С ERP.