Для чего нужен производственный учет (ПУ)
- ПУ позволяет оперативно управлять материальной себестоимостью готовой продукции.
- ПУ на практике позволяет снизить прямые затраты на выпуск продукции, исключить хищения ТМЦ.
- Грамотно организованный производственный учет дисциплинирует материально ответственных лиц, непосредственно связанных с выпуском продукции.
Мифы и реальность производственного учета
По своей сути производственный учет-это «черный ящик».
Есть достоверная входящая информация от поставщика о товарно материальных ценностях и услугах, которые закупает предприятие.
Есть достоверная исходящая информация от покупателей, какую продукцию мы продали.
И в середине — наш внутренний учет : складской и производственный. Складской учет будет описан отдельно.
Информацию от поставщика и покупателя будем считать достоверной, т.к. в этой сделки присутствуют две противоположные стороны : покупатель и продавец. Подразумеваем, что бухгалтерские документы по взаиморасчетам в порядке, с покупателями и поставщиками регулярно проводятся сверки.
Вот и все. Если внутри предприятия не налажен складской и производственный учет , другой достоверной информации по факту о бизнесе нет. Даже если есть бухгалтерский учет и в цехах стоят компьютеры и внедрены программы 1С -наши реальные знания о том, что происходит на производстве малы. В этой статье не рассматриваются тонкости автоматизации производственного учета и ведение бухгалтерского учета на предприятии. Мы хотим прояснить ситуацию- есть «бумажный » учет и фактические данные : между этими понятиями может быть большая разница. Как раз перед автоматизацией нужно наладить производственный учет так, чтобы нам удалось собирать как можно больше фактических данных.
В этом и состоит основной миф производственного учета : он как бы есть, но на «бумаге» и зачастую такой учет предоставляется собственникам предприятия.
Что делать? Основные ключевые моменты производственного учета.
- Место : определяем зоны ответственности.Соблюдаем принцип : цех отдельно-склад отдельно. Цех при необходимости можно разбить на дополнительные производственные площадки-участки с закреплением материально ответственных лиц. Разделение склада и цеха позволяет теоретически сделать двух противоположных участников процесса : принимающую сторону и сдающую сторону. На практике это важно для подписания документов : сдал-принял. Но эти документы не могут быть точками контроля. т.к. между цехом и складом всегда возможен сговор.
Обращаем внимание, что цех-не место хранения ТМЦ. В цехе и цеховых кладовых должно быть достаточное для ближайших выработок ( определяет руководство при планировании) количество ТМЦ. Не сработанное сырье/материалы сдаются на склад.
Все перемещения ТМЦ между зонами ответственности должны оформляться документально.
2. Время : определяем момент ответственности. У каждой производственной бригады должно быть четко отражено в документах ее фактическое время работы: производственная смена и составлены табеля рабочего времени. После каждой смены бригадир делает передаточную опись с остатками материальных ценностей в цехе и остатками незавершенного производства. Принимающий бригадир пересчитывает остатки и подписывает передаточную опись совместно с сдающим смену бригадиром. На практике зачастую передача остатков из смены в смену происходит «на доверии». Руководство предприятия самостоятельно определяет контрольное время проверок:
- ежемесячно, в последний рабочий день месяца.
- каждые 15 дней
- еженедельно
- внезапно
и т.д. Главное : регулярность проверок.
3. Действие : Определяем точки контроля. Точками контроля могут стать объекты или процессы, которые мы сможем регулярно проверять и достоверно оценить. Как пример объектом контроля могут быть остатки ТМЦ и незавершенного производства в цехе , т.к. мы их можем фактически пересчитать или измерить приборами. Так же объектом контроля может быть производственный процесс во времени : т.е. можно в течение времени замерять количество и состав приготовляемых смесей для производства.
Необходимо обратить внимание, что измерительные приборы точны и не врут: проведена поверка весов и счетчиков, определена погрешность их измерения. Весы проще всего проверить, поставив на них предмет, вес которого известен.
Точки контроля помогают фиксировать фактические данные в течении смены, их значения можно указывать в регулярных первичных документах цеха, а так же при контрольной проверке.
Контролирующее лицо-это в первую очередь незаинтересованное стороннее лицо. Обычно сотрудники заводоуправления .
4. Лицо : Ответственность. С каждым материально ответственным лицом должен быть заключен договор материальной ответственности. После проверок необходимо сличать учетные и фактические данные. В случае выявления отклонений накладывать штрафы в денежном выражении на материально ответственное лицо или группу лиц. Чтобы пресечь отношение к работе по поговорке : «Тащи с завода каждый гвоздь, ты здесь хозяин, а не гость». При наложении штрафов нужно подходить взвешенно и знать тонкости производственного процесса. Нужно вникать в детали. Откуда появились излишки? Это недовложения относительно нормы расхода или от поставщика по документам пришло одно количество ТМЦ крупной партией , а при вскрытие в цехе обнаружился излишек. Производственники с опытом в таких случаях составляют акты, и сами просят провести проверку. Недостача так же может возникнуть по причине разного расхода сырья согласно норме расхода и фактически полученному от поставщика сырью (по качеству).
Тонкости производственного учета, нормативы и факты расхода ТМЦ на выпуск продукции будут рассмотрены в отдельной статье. Продолжение следует.